#154 - Wie du eine konstante Auslastung für dein Gutachter-Team sicherstellst

00:00:00: Wie stellst du eine konstante Auslastung für dein Sachverständigenteam

00:00:03: sicher? Genau darüber sprechen wir heute.

00:00:14: Ich bin Timo Stephan, Geschäftsführer von der VUK Digital und wenn du 'n

00:00:18: Inhaber eines Sachverständigenbüros bist, das heißt nicht alleine, sondern du hast noch ein

00:00:22: Team dich herum aus Assistenten und aus anderen Sachverständigen

00:00:26: und ihr habt auch entsprechend eine höhere Kapazität, dann ist es

00:00:29: natürlich deine Aufgabe als Inhaber und Chef, dich darum zu

00:00:33: kümmern, dass die Auslastung und die Auftragslage in deinem Büro

00:00:37: so ist, dass eben alle Mitarbeiter genug zu tun haben. Denn zum

00:00:40: einen ist es natürlich so, dass die Mitarbeiter Personalkosten sind, sprich du bist

00:00:44: dafür verantwortlich, dass du am Ende des Monats deren Gehalt bezahlen kannst und

00:00:48: am anderen auf der anderen Seite ist natürlich auch unternehmerisch wirtschaftlich enorm wichtig,

00:00:52: dass du dir die Mitarbeiter auch leisten kannst. Und deswegen ist es erfahrungsgemäß

00:00:56: sehr, sehr wichtig, dass du dich gerade als Inhaber eines größeren

00:00:59: Büros darum kümmerst, dass du die Auftragsgewinnung, die

00:01:03: Auftragslage wirklich planbar, konstant und auch steuerbar

00:01:08: dafür sorgst, dass es so ist, weil du ansonsten eben je nach konjunkturellen

00:01:12: Unterschieden vielleicht mal in Kurzarbeit gehen musst, was unschön ist für dich und für deine

00:01:16: Mitarbeiter, vielleicht sogar im blödsten Fall Leute entlassen musst,

00:01:19: wenn's einfach nicht mehr läuft, sondern wenn sich die Rahmenbedingungen geändert haben. Zum Beispiel 'n

00:01:23: großer Auftraggeber einfach die Zusammenarbeit nicht verlängert

00:01:27: et cetera pp. Heute werden wir uns mal anschauen, was denn die optimale

00:01:31: ja Situation ist oder Herangehensweise und gerade als Inhaber

00:01:34: eines etwas größeren Büros, es können jetzt 2, 3, 4, 5 Leute sein, vielleicht aber

00:01:38: auch 10, wie du eben dafür sorgst und was die optimale

00:01:42: ja Konstellation ist erfahrungsgemäß, dass du auf sicheren Beinen

00:01:46: stehst. Denn dir muss einfach sicher sein oder nicht sicher

00:01:50: sein, klar sein, dass gerade, wenn wir uns mal die den Status quo,

00:01:53: die Fakten anschauen, ein paar Punkte halt gegeben sind. Zum einen,

00:01:58: je mehr je größer dein Team ist, desto mehr Verantwortung trägst du. Du bist eben

00:02:01: nicht mehr nur für dich selber verantwortlich und dass du irgendwie über die Runden kommst,

00:02:05: sondern eben die ganzen Mitarbeiter, die eben ein festes Gehalt von dir

00:02:08: erwarten und das musst du natürlich auch entsprechend dir leisten können. Das 2.

00:02:12: Punkt ist erfahrungsgemäß, je weniger Standbeine du

00:02:16: hast. Das heißt, wenn du voll von einer Sache nur die

00:02:20: Aufträge bekommst, sei es zum Beispiel von einem Großauftraggeber, von einer Steuerkanzlei

00:02:24: oder Ähnlichem, desto ja risikoreicher

00:02:27: ist das Ganze. Denn wenn dieser eines einzigen Auftrags oder das

00:02:31: eine Standbein mal wegbricht, warum auch immer oder anfängt zu straucheln,

00:02:35: dann ist eben sofort von 100 Prozent Aufträgen,

00:02:39: die reinkommen im Verhältnis zu 0. Also das gibt halt

00:02:42: direkt einen extrem hohen Einfluss und negative

00:02:47: ja, eine negative Folge, wenn du zu wenige

00:02:50: Standbeine hast, auf die du dich eben stützen kannst. Das bedeutet, du

00:02:54: solltest dir eigentlich gerade als Büro, wo du eben für mehrere Mitarbeiter auch verantwortlich

00:02:58: bist, eher überlegen, mehr als der ja

00:03:01: die Auftragsquellen auf mehrere Standbeine zu verteilen, sodass wenn

00:03:05: ein Standbein warum auch immer mal kurz schwächelt oder einbricht, du trotzdem

00:03:09: dein Büro auf die anderen weiterhin verteilen kannst. Ähnlich wie 'n Tisch, der

00:03:13: eben vier Beine hat und wenn jetzt zum Beispiel ein Bein warum er noch mal

00:03:15: wegbrechen sollte, dann fällt der Tisch normalerweise nicht direkt um. Wenn du aber zu wenige

00:03:18: Standbeine hast, dann ist eben direkt, ja, hast du 'n sehr, sehr

00:03:22: großes Problem. Und der 3. Wichtige Punkt, den du dir verstehen haben musst, je weniger

00:03:26: große Auftraggeber du hast, desto höher ist in

00:03:30: 'ner gewissen Weise deine Abhängigkeit. Denn wenn

00:03:33: der große Auftraggeber aber auch weiß, dass er deine eine große

00:03:37: Quelle ist an Aufträgen, warum du überhaupt existierst auf selbstständiger

00:03:40: Basis, dann wird er dich vielleicht nicht absichtlich das spüren

00:03:44: lassen. Aber es kann natürlich sein, dass er in 'ner gewissen Weise weiß,

00:03:48: dass er am längeren Hebel sitzt. Und dass du dann vielleicht mal Aufträge annimmst

00:03:52: oder Konstellationen, sei es Rahmenkonditionen und Verträge annimmst,

00:03:56: wo du eigentlich sagst, boah, wenn ich mir das aussuchen könnte, will ich das eigentlich

00:03:59: gar nicht langfristig machen. Aber das ist bloß der Fall, wenn du eben von diesem

00:04:02: wenigen Auftrag über dich auch abhängig bist. Weil wenn du weißt, ja, selbst wenn der

00:04:06: geht, ich hab genügend andere, dann bist du deutlich tiefenentspannter und kannst viel eher auch

00:04:10: deine eigenen Interessen durchsetzen und eben in deinem

00:04:13: eigenen Wohl eher handeln und nicht nur auf das Wohl der anderen ausschließlich

00:04:17: schauen. Bedeutet, wie sieht denn jetzt die optimale Situation von sonem größeren

00:04:21: Buch aus, sodass du wirklich eine konstante Auslastung hast? Zum

00:04:25: einen solltest du eine gewisse Quelle haben, die für eine

00:04:29: Art Grundlast sorgt. Sprich ähnlich wie's im Strom, ja bei uns auch

00:04:33: jetzt hier in Deutschland, gewisse Stromarten oder Quellen gibt, die man als

00:04:37: eine Art Grundlast ansehen kann, sei es zum Beispiel Atomkraft oder Kohle oder Ähnliches,

00:04:40: die einfach eine ja eine gleichbleibende Menge liefern.

00:04:46: In dem Fall der Auftragsquellen wären es zum Beispiel irgendeine Art

00:04:50: von, ich nenn's jetzt mal Kooperationen, sei es mit Steuerberaterkanzleien,

00:04:54: Anwaltskanzleien, vielleicht auch Amtsgerichte,

00:04:58: wenn du dir das antun möchtest oder auch Banken oder Ähnliches, wo

00:05:01: du weißt, in einem gewissen Erwartungshorizont kommen eigentlich immer

00:05:05: Summe x an Aufträgen rein. Das ist schon mal eine sehr gute Ausgangsbasis.

00:05:09: Aber weil du erfahrungsgemäß gerade bei diesen Arten von, ich geh

00:05:13: jetzt mal vermittelten Aufträgen, nicht hundertprozentig genau vorhersehen

00:05:16: kannst, wann die genau kommen, ob jetzt alle in dem einen Monat

00:05:20: oder im anderen Monat kommen und ob's vielleicht 'n gewissen Ungleichgewicht gibt, sodass

00:05:24: der Mitarbeiter oder die Mitarbeiter in dem einen Monat viel zu

00:05:28: viel zu tun hat im anderen Monat eigentlich eher früher nach Hause

00:05:32: gehen könnte oder Däumchen dreht. Dafür willst du eben genau noch eine

00:05:35: 2. Quelle haben, die diese Lücken oder Spitzen

00:05:39: entsprechend ausgleicht. Wenn wir jetzt wieder auf die Energiesache blicken, als Beispiel

00:05:43: wäre es zum Beispiel jetzt hier erneuerbare Energien, die man eben nicht

00:05:47: so genau, die eben nicht keine Grundlast ist, sondern ein bisschen variabel.

00:05:50: Und das Schöne ist, dass jetzt zwar bei der Energie, wenn's jetzt

00:05:54: Wind und Co geht, du das nicht steuern kannst, aber Marketing ist genau andersrum.

00:05:57: Da gibt es eben Quellen, die wir selber per Knopfdruck an- und ausmachen können

00:06:02: oder entsprechend wir ein Steuerrad eben nach oben unten schrauben, wenn

00:06:06: man eben ein eigenes Marketingsystem hat. Marketingsystem bedeutet,

00:06:10: das ist eine Art von Onlinewerbung oder Werbemaßnahme,

00:06:13: wo du selber steuern kannst, wie viel Input du reingibst

00:06:17: und dementsprechend auch sehr gut kalkulieren kannst, wie viel Output rauskommt in Form

00:06:20: von Anfragen und Aufträgen. Und sodass du hiermit eben gerade diese

00:06:24: Lücken, wenn da mal eine andere Quelle kurz schwächelt, du die entsprechend

00:06:28: aus ja austarieren und ausgleichen kannst

00:06:32: und so die eigentliche Auslastung deines Büros selber mehr

00:06:37: oder weniger immer auf dem gleichen Stand ist. Was dir zum einen deutliche

00:06:41: Entspanntheit gibt als ja als Inhaber und so

00:06:44: 'n runde Chef oder Geschäftsführer, weil du eben genau weißt, du hast das Steuer selber

00:06:48: in der Hand und bist nicht nur von Dritten, ich sag mal abhängig, wo du

00:06:52: nicht hundertprozentig genau weißt, wann wie viel bei dir rüberkommt oder

00:06:56: ob du beauftragt wirst. Und du hast eben die Besonderheit,

00:07:00: dass du es zum einen selber nach oben unten regeln kannst, was eben

00:07:03: auch bedeutet, wenn du zum Beispiel Mitarbeiter einstellst, kannst du es entsprechend

00:07:07: hochschrauben das Marketing und dementsprechend die Auftragslage. Und

00:07:11: wenn du, wenn warum immer Urlaub ist oder gerade 'n Riesenauftrag reinkommt, kann

00:07:15: man's auch mal kurzfristig runterschrauben oder pausieren. Wenn du eben genau

00:07:18: diese konstante Auslastung hast, wirst du merken, dein Arbeitsalltag

00:07:22: als Inhaber eines Sachverständigenbüros wird viel angenehmer und entspannter, weil

00:07:26: du viel mehr auf dieser, ich nenns mal Kapitänsebene bist, wo

00:07:30: du eben schaust, wo möchte ich hin mit meinem Büro und sind denn meine ganzen

00:07:34: Mitarbeiter gut ausgelastet und das selber nachjustieren kannst

00:07:37: und nicht mehr dich ausgeliefert fühlst wie vielleicht bislang,

00:07:41: wenn du eben eher von Dritten abhängig bist, die die Aufträge zuschieben, aber du

00:07:45: nie hundertprozentig genau weißt, wie's jetzt in den nächsten Monaten oder nächsten Quartalen entsprechend

00:07:49: weitergeht. Wenn das Thema für dich spannend klingt und wenn du endlich auch deine eigene

00:07:52: konstante Auftragslage haben willst oder künftig gerne Mitarbeiter

00:07:56: einstellst und dafür vielleicht die Auftragslage fehlt, dann melde ich gerne mal bei uns fürn

00:08:00: kostenloses Erstgespräch. Alles, was du dafür tun musst, ist auf unserer Webseite

00:08:04: zu gehen www.vuk-digital.com und dich

00:08:07: dort fürn kostenloses Erstgespräch einzutragen. Wir schauen uns dann mal deine aktuelle Situation

00:08:11: an, welche Quellen du schon hast, welche man wie vielleicht anpassen sollte

00:08:15: und schauen dann im Detail, ob und wie wir dir weiterhelfen können. Ich freue mich

00:08:18: von dir zu hören und ansonsten bis zur nächsten Folge. Dein Timo.