#139 - Die 3 größten Zeitfresser im Alltag eines Immobiliengutachters

00:00:00: Was sind die 3 größten Zeitfresser im Arbeitsalltag eines Immobilen-

00:00:03: Sachverständigen? Genau darüber sprechen wir heute.

00:00:15: Vielleicht kennst du die Situation. Der Tag ist prall gefüllt mit Aufgaben, dein Terminkalender

00:00:18: platzt aus allen Nähten, aber trotzdem am Ende des Tages denkst du dir, boah

00:00:22: so viel geschafft, hab ich jetzt irgendwie doch nicht und irgendwie kommen immer wieder

00:00:26: neue Sachen dazu, sodass man gar nicht so richtig von der Stelle kommt.

00:00:30: Und wenn du genau das mal erlebt hast oder kennst, dann führt das häufig

00:00:33: dazu, dass du einfach überlastet, überarbeitet du dich fühlst und einfach,

00:00:37: ich nenne es jetzt mal salopp gesagt, der Schädel brummt. Und

00:00:41: das Ganze kann ich dir ganz klar sagen, muss nicht sein. Denn die

00:00:45: Ursache dafür ist häufig, dass gewisse Zeitfresser, wir kommen gleich

00:00:49: dazu, was das ist, einfach in deinem normalen Arbeitsalltag noch

00:00:52: vorhanden sind, die dazu führen, dass du viel ineffizienter bist, als viele

00:00:56: anderen Kollegen, die genau das schon gemeistert haben. Kommen wir kurz zur

00:00:59: Definition eines Zeitfressers. Ich würde Zeitfresser so definieren, dass sie

00:01:03: besonders viel Arbeitszeit

00:01:07: benötigen, aber eigentlich in Anführungszeichen unnötig

00:01:10: sind oder vielleicht gar nicht deine Aufgabe sind oder sein

00:01:14: müssen oder extrem ineffizient gelöst werden

00:01:18: und viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie brauchen müssten. Und ich kann es

00:01:21: jetzt mal provokatives Beispiel zu nennen, wie du selber weißt, gibt es für deine

00:01:25: Tätigkeit Softwarelösungen inzwischen oder du arbeitest mit deiner eigenen

00:01:29: Excel-Vorlage etc. Aber stell dir jetzt vor, du würdest deinen Verkehrswert

00:01:33: mit Zettel und Stift und dem Taschenrechner noch durchrechnen von A bis

00:01:37: Z. Natürlich ist es eine Möglichkeit, aufs gleiche Ergebnis zu kommen,

00:01:41: aber wahrscheinlich die Arbeitszeit, die du dafür benötigst, ist ein viel,

00:01:44: viel, vielfaches länger, als wenn du eine der etablierten Softwarelösungen

00:01:48: einsetzt, die natürlich dir die Arbeit nicht komplett abnehmen,

00:01:51: die aber den ganzen Prozess enorm beschleunigen. Und genauso

00:01:55: ist es auch bei Zeitfressern. Es sind häufig entweder Aufgaben, die du eigentlich

00:01:59: ausklagern solltest oder die du noch sehr ineffizient aktuell löst und

00:02:02: deshalb viel mehr Zeitanspruch nehmen, als sie sollten und dadurch

00:02:06: es sich so anfühlt bei dir im Alltag, als ob du nicht so

00:02:10: richtig von der Stelle kommst. Gehen wir die einzelnen Punkte durch. Punkt Nummer 1

00:02:14: ist gerade der Punkt Unterlagenbeschaffung.

00:02:18: Wie du selber weißt, in deinem Gutachten musst du viele verschiedene Unterlagen je

00:02:22: nach Fall eben anfordern, sei es das Grundbuch, sei es

00:02:25: die Baulasten, sei es die Altlasten, sei es die Teilungserklärung, sei es der

00:02:29: Energieausweis, sei es Mieterlisten etc. pp. Also ein

00:02:33: großer Blumenstrauß an Unterlagen, die einfach vorhanden sein müssen, dass du

00:02:36: wirklich dich einarbeiten kannst in den Fall und eine solide

00:02:40: Wertermittlung auch wirklich durchführen kannst. Aber sind wir ehrlich,

00:02:43: natürlich brauchst du die Unterlagen, aber es ist die Frage, musst du

00:02:48: dich persönlich darum kümmern, dass die Unterlagen vorhanden sind, oder kann

00:02:51: es nicht auch jemand anders übernehmen. Dabei ist die eine Möglichkeit

00:02:55: natürlich, wenn du eine Art Assistenzunterstützung hast,

00:02:59: Sekretärin, Sekretär, dass derjenige sich einfach

00:03:02: darum kümmert und dir quasi diese Arbeit abnimmt.

00:03:06: Denn die Unterlagen müssen da sein, dass du deine Arbeit durchführen kannst,

00:03:10: aber nicht zwingend musst du dich persönlich darum kümmern, dass du die Unterlagen auch

00:03:14: einholst. Es mag wieder Sonderfälle geben, gerade

00:03:17: wenn du dann die Vollmacht deines Mandanten brauchst und der hat nur an dich das

00:03:21: Mandat ausgestellt etc. pp. Aber ich denke, du verstehst, was

00:03:24: ich meine. Genauso anstelle von einer anderen Person es auszutragen, gibt es

00:03:28: heute gute Dienstleister, bei denen man einen Großteil dieser Daten,

00:03:32: die du benötigst, dieser Unterlagen einfach einkaufen kann.

00:03:35: Datenportale von verschiedensten Anbietern im Markt und hier ist einfach der

00:03:39: große Vorteil, natürlich kann es sein, dass du die eine oder andere Unterlage

00:03:42: theoretisch auch kostenfrei bekommst, Aber es ist immer die

00:03:46: Frage, zu welchem zeitlichen Preis. Und lohnt es sich nicht mehr, ein paar Euro

00:03:49: auszugeben, um die Unterlagen einfach direkt zu haben, innerhalb weniger Minuten,

00:03:53: sich die quasi im immer gleichen Portal zusammenzuklicken? Weil,

00:03:57: wie du selber sehr gut weißt, ist es leider noch bei weitem nicht standardisiert,

00:04:01: was das Thema Behörden anbelangt. Der eine muss per E-Mail

00:04:04: anfragen, der andere muss man persönlich vor Ort, das 3. Mit irgendwie einem Online-Formular. Dann

00:04:09: auch je nach Bundesland, wieder ganz unterschiedlich. Es ist ja wirklich sehr, sehr,

00:04:12: ich sage jetzt mal inhomogen, die Vorgehensweise. Und gerade

00:04:16: solche Plattformen und Datenanbieter machen es natürlich extrem

00:04:20: einfach, den Prozess immer gleich zu halten, schlank zu halten und dann

00:04:23: auch besonders effizient. Und häufig lohnt es sich ein Vielfaches

00:04:27: das dann doch einzukaufen, weil wenn du deine eigenen Stundenummer herunterrechnest, ist der viel

00:04:31: viel höher bei der Zeit, die du benötigst, anstatt von ein paar Euro eben die

00:04:35: Unterlagen zu buchen. Das ist der 1.

00:04:39: große Punkt. Heißt, du solltest dir merken, du sollst bewerten und

00:04:42: nicht recherchieren müssen. Der 2. große Punkt ist

00:04:46: der Punkt Telefon und eben Leute, die sich

00:04:50: melden, sei es eben Interessenten und Co. Du kennst es sicherlich, die Situation,

00:04:54: du bist gerade gedanklich mittendrin im Gutachten, bist voll in der Wertermittlung und auf

00:04:57: einmal klingelt das Telefon. Jetzt könntest du dir sagen, ah, ich gehe einfach nicht ans

00:05:01: Telefon, Aber da hast du wahrscheinlich häufiger mal schon die Erfahrung gemacht, wenn du dann

00:05:04: doch zurückrufst, heißt, ja, ich hätte ein Gutachten gebraucht, aber hat sich schon

00:05:08: erledigt. Sprich, es bedeutet, du warst einfach zu langsam

00:05:12: die Reaktionszeit war so langsam, dass der Interessent

00:05:15: gedacht hat, ja okay, da geh ich ran, der scheint wohl irgendwie kein

00:05:19: Interesse zu haben, dann geh ich halt zu jemand anderem. Das ist natürlich sehr ärgerlich.

00:05:23: Deswegen ist die Option, einfach bloß das Telefon stumm zu schalten und dann einmal am

00:05:26: Tag alles hinterherzutelefonieren eine sehr unkluge Entscheidung.

00:05:30: Stattdessen wäre es besser, einen Prozess zu haben, wie

00:05:34: du während du eben diese Fokusarbeit machst, wie zum

00:05:37: Beispiel ein Gutachten durchzurechnen, wie du diese

00:05:41: Arbeit an andere Leute auslagerst. Da ist eine

00:05:44: Möglichkeit natürlich, wenn du schon eine Assistenz/Sekretär hast, dass die einfach die

00:05:48: Gespräche im ersten Schritt annimmt, schaut worum es geht, auch

00:05:51: wie dringend und dann notfalls eine Art Telefontermin mit zum Beispiel

00:05:55: einem Interessenten vereinbart. Denn wahrscheinlich kann natürlich deine Sekretärin oder

00:05:59: dein Sekretär jetzt nicht für dich die Beratung übernehmen und genau

00:06:02: wissen, was jetzt dieser Interessent genau braucht, ob er überhaupt richtig ist. Aber

00:06:06: er kann sicherlich die Termine so weit steuern, dass du in deinen Zeiten, wo du

00:06:10: eigentlich fokussiert arbeiten willst, einfach nicht gestört wirst und dass es

00:06:13: quasi ausgelagert wird. Denn gerade das

00:06:17: ist auch ein großes Erfolgsgeheimnis im Vertrieb, einfach

00:06:21: überhaupt zu reagieren relativ zeitnah. Das heißt nicht, dass man sich jetzt

00:06:24: eine Stunde oder eine halbe Stunde Zeit nehmen muss direkt für den Interessenten.

00:06:28: Die 2. Möglichkeit ist, dass du einfach von der

00:06:32: Kontaktanbahnung sowieso schon, vielleicht das Telefon, wenn du sagst, will

00:06:36: ich so gut es geht vermeiden, gar nicht erst als Option anbietest

00:06:39: oder ganz wegmachen würdest nie, aber nicht in den Vordergrund

00:06:43: stellst. Zum Beispiel gibt es ja inzwischen so Tools, wo man sich Termine

00:06:47: buchen kann als Interessent, dass das eben der favorisierte Weg ist. Und dass du

00:06:51: dann eben im Kalender deine Zeiten hast, die geblockt sind, wo man sich gar keinen

00:06:54: Termin buchen kann, dann wieder andere Zeiten, wo derjenige von sich aus seinen

00:06:57: Termin bei dir im Kalender bucht, zum Beispiel für einen Telefontermin von

00:07:01: 15 Minuten. Oder aber, wenn es immer so ist, du merkst, es gibt immer

00:07:05: Routinefragen, die sind immer wieder die gleichen, mal abgesehen vom Honorar,

00:07:08: das würde ich versuchen, so gut es geht, auf der Homepage zu vermeiden,

00:07:12: direkt drauf zu schreiben, aber so grundsätzliche Fragen, dass du einfach versuchst, deine

00:07:16: Homepage besser zu überarbeiten, dass diese häufigen Fragen da in irgendeiner Sektion

00:07:20: auch schon beantwortet sind. Auch das verringert natürlich nochmal erdeutlich das

00:07:23: Risiko oder die Wahrscheinlichkeit eher, dass Leute sich wegen so einer Frage bei

00:07:27: dir melden, weil sie können sie ja oder haben sie ja wahrscheinlich dann in der

00:07:30: Zukunft schon online nachgelesen und die wurde schon geklärt.

00:07:34: All das führt dazu, dass du weniger Standardsachen selber machen musst zu den

00:07:37: Zeiten, wo du gerade gedanklich eigentlich mehr dich auf ein

00:07:41: Gutachten fokussieren solltest, weil es das ist, was dir den Mehrwert

00:07:45: bringt und ja, wenn du da ohne

00:07:48: wieder rausgerissen zu werden das von A bis Z einmal durchrechnest, dann wird es

00:07:52: vielfach schneller sein wie hier mal eine Viertelstunde, hier mal eine Viertelstunde und immer wieder,

00:07:56: wo war ich denn jetzt genau stehen geblieben, was habe ich schon gemacht.

00:08:00: Der 3. Punkt ist das Thema Rückfragen. Rückfragen

00:08:03: meine ich nach Abgabe deiner Gutachten bei deinen Auftraggebern. Sei

00:08:07: es beim Gericht, sei es bei der Erbengemeinschaft, sei es

00:08:11: beim Anwalt oder Ähnliches. All da ist es natürlich so, dass

00:08:14: du dich voll und ganzen mit der Materie auseinandergesetzt hast und in der

00:08:18: Theorie oder auch nach den Vorgaben der Gutachten natürlich so schreibst, dass es jeder

00:08:22: versteht, dass es auch für den Laie nachvollziehbar ist.

00:08:26: Jetzt kommt das große Aber. Trotzdem ist es so, dass es für viele deiner Auftraggeber

00:08:29: vielleicht das 1. Mal ist, dass sie so ein Gutachten in den Händen halten. Für

00:08:32: dich ist der Aufbau, die Logik,

00:08:36: ja, das ist immer so. Also das hat auch so seinen Sinn.

00:08:40: Aber für jemanden, der es eben noch nicht gewohnt ist, für den ist das alles

00:08:43: mal neu und gibt es wahrscheinlich viele Fragen, wo du denkst, ja, es ist doch

00:08:45: offensichtlich oder es ist doch eigentlich klar. Und hier ist das eine,

00:08:49: der 1. Punkt, natürlich Rückfragen zu vermeiden, einfach zu schauen, okay, wo

00:08:53: könnte ich mich vielleicht unklar ausdrücken, denn je

00:08:57: klarer die Sprache, je einfacher auch quasi die Sprache,

00:09:01: desto mehr Leute werden es von Grund auf schon verstehen und je weniger Rückfragen gibt

00:09:04: es. Und der 2. Punkt, den man natürlich machen könnte, wäre eine

00:09:08: Art Begleiterklärung vielleicht zum Gutachten. Also jetzt nicht

00:09:12: individuell ausgearbeitet, sondern eine Art, okay, Fragen, die einfach

00:09:15: immer wieder vorkommen. Okay, was ist der Unterschied zwischen dem

00:09:19: Kaufpreis und dem rechnerisch ermittelnden Verkehrswert?

00:09:23: Warum gibt es da vielleicht Unterschiede? Oder irgendwelche anderen Themen, die

00:09:27: eben bezüglich der Gutachtenart, die du dann auslieferst, eben immer wieder

00:09:30: kommen. Natürlich kann es genauso sein, dass deine Assistenz einfach diese Fragen

00:09:34: auch bündelt, dass nicht du immer der direkte Ansprechpartner bist, sondern deine Assistenz

00:09:38: und dass die dann eben erstmal die Fragen aufnimmt und du die dann quasi am

00:09:41: Stück beantwortest, eben nicht jedes Mal rausgerissen zu werden. Oder

00:09:45: aber gerade was das Thema vielleicht auch

00:09:49: Gerichte anbelangt, wo immer wieder Rückfragen kommen etc. pp., dass man

00:09:52: direkt von vornherein eine Art Nachforderungspauschale auch

00:09:56: vereinbart oder kommuniziert, wenn sie so und so viele Rückfragen haben, dann kostet es halt

00:10:00: nochmal. Da wirst du dann sehen, dass ja viele dann sagen, oh ja,

00:10:04: okay, dann, wenn es extra kostet, ja so wichtig ist es dann doch nicht. Und

00:10:07: auch darüber lässt sich dann einiges an Rückfragen und Co.

00:10:11: Auf ein geringeres Maß reduzieren. Und wenn du diese drei Zeitfresser

00:10:15: in deinem Alltag als Sachverständiger eben eliminieren kannst, Das

00:10:18: heißt, die Unterlagenbeschaffung läuft nahezu automatisch

00:10:22: oder nicht mehr zwingend über dich persönlich ab. Das Telefon wird

00:10:25: mehr gebündelt und sorgt dafür, dass du in deinen Zeiten, wo

00:10:29: du fokussiert arbeiten willst, nicht rausgerissen

00:10:32: wirst. Und im dritten Schritt kommen viel weniger Nachfragen bei den abgegebenen Gutachten.

00:10:36: Dann wirst du einfach merken, dein unternehmerischer Alltag wird so viel

00:10:40: entspannter werden. Du wirst nämlich einfach bis zum einen viel produktiver,

00:10:44: weil du einfach Sachen am Stück abarbeitest und nicht immer rausgerissen wirst, weil es die

00:10:47: Arbeitszeit erheblich verlängert, um wirklich Output zu liefern.

00:10:51: Und du hast wieder mehr Zeit, entweder strategisch zu arbeiten oder

00:10:54: sich Aufträge zu kümmern, die auch wirklich lukrativ sind und dein Büro,

00:10:58: dein Geldbeutel eben nach vorne bringen. Wenn du jetzt persönlich sagst,

00:11:01: boah ja, ich habe diese Zeitfresser, aber jetzt habe ich vielleicht die Zeit,

00:11:05: aber wie komme ich denn an die lukrativen Aufträge oder welcher dieser Zeitfresser kann ich

00:11:09: denn bei mir in meinem Beruf vielleicht am schnellsten und einfachsten und sinnvollsten

00:11:13: eliminieren, dann lade ich dich gerne ein, dass du dich bei uns mal

00:11:16: für ein kostenloses Erstgespräch meldest. Alles was du dafür tun musst,

00:11:20: ist auf unsere Webseite zu gehen www.vuk-digital.com und

00:11:24: dich dort für ein kostenloses Erstgespräch einzutragen. Wir schauen uns einmal deine individuelle Situation

00:11:28: an, am Telefon, 10 bis 15 Minuten, analysieren, was

00:11:32: du gerade machst, wo vielleicht der sogenannte Engpass ist, der dich daran

00:11:36: hindert, ein noch angenehmeres Leben als Sachverständiger in deinem Büro

00:11:39: zu haben und schauen dann im Detail, ob und wie wir dir weiterhelfen können.

00:11:44: Ich freue mich, von dir zu hören. Und ansonsten bis zur nächsten Folge, dein Timo.