#108 - Wann du als Gutachter deinen ersten Mitarbeiter einstellen solltest (und wie du es richtig machst)

00:00:00: Wann genau solltest du als Gutachtel deinen ersten Mitarbeiter einstellen?

00:00:04: Und wie genau geht man dabei vor?

00:00:06: Genau darum geht es heute.

00:00:16: Vielleicht kennst Du die Situation oder hast Du auch schon mal die Frage gestellt, läuft ja schon ganz gut bei mir.

00:00:23: Aber aktuell hängt alles an mir.

00:00:25: "Ich muss alles von A bis Z immer selber machen. -

00:00:27: und macht's da nicht irgendwann Sinn einen Mitarbeiter mit an Bord zu holen der mir einfach Arbeit abnimmt vielleicht unliebsame Arbeiten natürlich einer deutlichen Produktivitätssteigerung auch zu ermöglichen."

00:00:38: Am Ende des Tages ist die Arbeitszeit von dir und die Arbeitszeit von mir - wir alle haben nur vierundzwanzig Stunden jeden Tag.

00:00:43: Davon ist Zeit für Schlafen hoffentlich, für soziale Kontakte oder einfach private Dinge.

00:00:51: Und am Ende des Tages ist die Arbeitszeitverletzung von uns gedeckelt, sodass hier natürlich, wenn du wirklich nur alleine bist du irgendwann an ein Limit stoßen wirst.

00:01:01: Wann ist es trotzdem dann der perfekte Zeitpunkt, um zu sagen jetzt kümmere ich mich um dieses Thema?

00:01:07: Vielleicht nicht mal zwingend mit -

00:01:08: Ich stelle jetzt direkt eine Ausschreibung oder eine auf dem Stellenportal, dass ich eben suche und da vielleicht erst einmal gedanklich, dass sie mich dazu entschließe jetzt in der nächsten Zeit meinen ersten Mitarbeiter einzustellen oder die Vorkehrungen zu treffen, dass das Ganze auch gut und reibungslos funktioniert.

00:01:24: Und hier möchte ich dir heute ein paar Tipps rangehen.

00:01:25: Einmal wie man's nicht macht und dann eine konkrete Empfehlung auch mitgeben wie du stattdessen vorgehen solltest.

00:01:31: Denn, wie geht es nicht?

00:01:33: Ich stelle einfach meinen ersten Mitarbeiter an, wenn ich eigentlich keine Zeit mehr dafür habe.

00:01:36: Wenn ich eigentlich mehr als überarbeitet bin, einfach bloß ein, dass sich beim Schreibtisch einen guten Stapel ihm rüberreichen kann, dass er jetzt übernimmt und abarbeitet.

00:01:45: Das ist definitiv die falsche Herangehensweise.

00:01:47: Zu spät

00:01:48: einzustellen bedeutet, du bist eigentlich schon überarbeitet bevor du überhaupt die Möglichkeit hast nachher Ihnen richtig einzulernen.

00:01:54: Dadurch wird die Qualität maßgeblich leiden und dann auch die Ergebnisse, die Mitarbeiter liefern kann und wird.

00:02:00: Ebenfalls hast Du keine wirkliche Vorbereitung

00:02:03: heißt, der Mitarbeiter ist nicht produktiv oder es dauert sehr lange, weil er sich alle selber zusammensuchen muss und häufig dein Geschäft natürlich gar nicht so gut kennt wie du selber und dementsprechend auch Fehler machen wird.

00:02:14: An der anderen Seite ist es aber auch nicht gut, wenn du den Mitarbeiter zu früh einstellst.

00:02:19: Weil er sich vielleicht entweder gar nicht lohnt oder gar nicht genug zu tun hat und am Ende des Tages deine Rentabilität deines Sachverständigenbüros erheblich darunter leidet und das sich vielleicht eher negativ auswirkt, dass du im Laufe der Zeit wirklich nur eine Art Kostenfaktor hast, weil du diese Kapazität Möglichkeit des Mitarbeiters nicht so ausnützt, wie es sein sollte.

00:02:40: Deshalb war das jetzt der optimale Zeitpunkt.

00:02:44: Was würde ich dir empfehlen?

00:02:45: Und natürlich auch mit einer Begründung weshalb?

00:02:47: Der richtige Zeitpunkt ist unsere Erfahrung nach dann, wenn du in Anführungszeichen zu siebzig Prozent ausgelastet bist.

00:02:55: Siebzig Prozent in dem Hinblick, dass du sagst ja, wenn's unbedingt sein müsste, könnte ich schon noch mit bisschen Über stunden hier bisschen Überstunden da, ein bisschen strukturiertere Arbeitsweise vielleicht schon noch zwei drei Gutachten "rausquetschen" in Anführungszeichen pro Monat, aber es wäre dann schon mit erheblichem Arbeitsbelastung und Potenzial zur Überlastung nur realisierbar.

00:03:21: Das ist der optimale Zeitpunkt.

00:03:23: Es ist natürlich wichtig, dass die Siebzig-Prozent-Auslastungen bezogen sind auf wirkliche Aufträgen, die du dir selber akquirierst und keine unrentablen Aufträge für alle Subunternehmer, wo man häufig eine erheblich hohe Masse einfach realisieren muss.

00:03:37: Oder Ja, schreiben muss man überhaupt sich irgendwie über Wasser halten zu können.

00:03:41: Sondern es geht darum, wenn du selber an freien Markt deine Preise für die Gutachten selber erzielst, weil du da normalerweise eine sehr hohe Wirtschaftlichkeit eben sicherstellen kannst und bedeutet aber trotzdem, wenn du jetzt diesen Zeitpunkt kennst wie gehst du dann trotzdem genau vor?

00:03:57: Was sind also die optimale Vorgehensweise?

00:04:00: Schritt Nummer eins, der immer extrem wichtig ist, sind im Vorfeld, bevor du irgendeine Art von Werbeanzeigen schreibst oder ein Stellenprofil definierst, mal deine eigenen Prozesse innerhalb deines Sachverständigenbüros zu dokumentieren.

00:04:14: Denn am Anfang bist du natürlich noch alleine und wenn du alleine bist dann ist das für dich ja selbstverständlich, was du alles zu tun hast.

00:04:20: Aber sobald ihr eben eine zweite Person mit reinkommt musst du der mehr oder weniger alles erklären wie es bei dir läuft, dass ihm genau so agiert genauso handelt, genauso vorgeht und wenn vorher nicht richtig dokumentiert ist, dann endet das Ganze nur im Chaos und dann sind die ganzen Mitarbeitergehälter am Ende.

00:04:38: Das heißt kannst du dir auch sparen.

00:04:40: Deshalb Sorge bitte für ein solides Fundament, in dem du am Anfang erstmal deine eigenen Prozesse wie du vorgehst, was für Software du nutzt etc. pp

00:04:49: dir mal alles runterschreibst und dokumentierst.

00:04:52: Und das ist auch nachher eine zweite Person, die als ja quasi allen unabhängigen Blick hat nichts weiß, dass sie sich trotzdem mit dieser Information einen guten Überblick verschaffen und einarbeiten kann um zu verstehen wie denn die Zusammenhänge innerhalb deiner Logik deine Arbeitsweise sind.

00:05:11: Zweite ist, wirklich ich auch die richtige Person einzustellen?

00:05:16: Dabei ist es tatsächlich so das es nicht mal zwingend, wir empfehlen am Anfang immer bewusst nicht einen Sachverständigen einzustellen als ersten Mitarbeiter, sondern eher jemand der dich unterstützt.

00:05:27: Denn natürlich ist ein Sachverständigenbüro vielleicht nicht so, man sagt neudeutsch, skalierfähig wie andere Unternehmen liegt einfach daran.

00:05:34: Dass am Ende des Tages natürlich du persönlich für dieses Gutachten gerade stehst und auch einen Höchstpersönlichkeitsansatz hast, dass du das Ganze auch machen musst und kannst dich einfach so abgeben.

00:05:45: Aber trotzdem ist es so, dass nicht alle Tätigkeiten, die Ein Sachverständiger vielleicht tagein, tagaus tut vor allem, wenn man freiberuflich selbstständig ist und in Anführungszeichen für alles verantwortlich ist.

00:05:56: Da gibt es schon einen Großteil der Arbeiten, die man auch abgeben kann an eine Assistenz.

00:06:01: Und was dann tatsächlich deutlich wichtiger ist als irgendeinen Schulabschluss oder eine Ausbildung, ist erfahrungsgemäß der kulturelle Fit.

00:06:09: Also bedeutet passt die Person wirklich zu dir?

00:06:12: Wenn du zum Beispiel sagst mir ist extrem wichtig Zuverlässigkeit oder Pünktlichkeit oder irgendetwas anderes, dann achte lieber auf solche Punkte auch!

00:06:21: Schau dir vielleicht an wann erscheint sie zum Bewerbungsgespräch?

00:06:25: Ist, von mir aus, das Anschreiben oder der Lebenslauf, ist der sauber formatiert.

00:06:33: Auf solche Sachen solltest du eher achten als jetzt nur oh, okay die hat die richtige Ausbildung oder oh, die hat nur diesen Schulabschluss etc.

00:06:42: Was ich dir da auch als Rat legen kann, es gibt auch gute Persönlichkeitsprofile und so Umfragen machen können, um eine Grundtendenz der Person herauszufinden, zum Beispiel in Myer-Briggs Test einfach mal selber recherchieren.

00:06:57: Darüber am Ende des Tages muss man natürlich jeder selber entscheiden, ob er so ein Tool nutzen möchte oder nicht.

00:07:01: Kann der bloß sagen dass es erfahrungsgemäß viel wichtiger ist diese Soft Skills im Sinne von wie ist jemand persönlich eingestellt

00:07:10: ist er zum Beispiel fleißig engagiert diszipliniert ist deutlich, deutlich wichtiger als irgendeine Art von Schulabschluss- oder Qualifikationen war insbesondere, wenn derjenige eben keine Gutachten selbst schreibt oder schreiben muss und du ihn an deine Prozesse in deinem Sachverständigenbüro heranführst, willst du sowieso da sich genau daran hält, was du ihm vorgibst und nicht dass er sagt ja aber das habe ich hier also ganz anders gelernt.

00:07:32: Der dritte wichtige Punkt ist auch, dass du ein gutes Onboarding hast.

00:07:36: Onboarding ist Neudeutsch für Einlernphase.

00:07:40: Also hier bewusst dir auch Zeit nehmen.

00:07:43: Das ist eben einer der Gründe weshalb wir sagen maximal oder so siebzig Prozent Auslastung ist optimal, dass du eben auch die Zeit hast, wenn dich deine Mitarbeiter am Anfang benötigt, wenn du zuerst sagst, hier ist dein Schreibtisch.

00:07:53: Hier ist dein Rechner.

00:07:54: Hier sind die Software, die wir benutzen und jetzt leg mal los.

00:07:57: Er macht das alles zum ersten Mal und da ist die Wahrscheinlichkeit, dass er am Anfang natürlich nur nicht alles optimal macht sehr hoch, weil sie es einfach nicht vermeiden lässt.

00:08:06: Und deswegen ist es wichtig am Anfang sich bewusst auch diesen Freiraum zu schaffen oder diesen Zeitblock wo ich sage ich schule mein Mitarbeiter bewusst überprüfe seine Arbeit und ich gebe ihm konstruktives Feedback, sodass er sich im Laufe der Zeit über diese Feedbackschleifen immer weiter verbessern kann.

00:08:23: Und genau das tut, was du nachher auch von ihm möchtest.

00:08:27: Denn wenn du genau das eben geschafft hast du hast deinen ersten Mitarbeiter eingestellt und der arbeitet wirklich produktiv in einem Zweiklang quasi mit dir Hand-in-Hand zusammen dann führt es einfach dazu, dass erfahrungsgemäß dein Geschäft zwei- bis dreimal so viel Output liefern kann, als wenn du das wirklich alleine machst von A bis Z. Weil du einfach Sachen delegieren kannst, die vielleicht nicht deine Kernkompetenz erfordern, weil du Sachen dann auch eher bündeln kannst vom Arbeits-, vom Workload und nicht eine Aufgabe quasi Schritt für Schritt durchmachen kannst, sondern so blockartig arbeitet was auch nochmal eine erhebliche Effizienzsteigerung darstellt.

00:09:05: Denn und dann ist am Ende des Tages ist ein Mitarbeiter eine Investition und kein Kostenblock, weil er dir einfach ermöglicht:

00:09:11: Ein Mitarbeiter und du lieferst den dreifachen Input bis zu dreifachen.

00:09:14: Input äh Output, sorry!

00:09:16: Dann hat es einen erheblichen positiven Effekt auf dich und dein Sachverständigenbüro.

00:09:21: Und da sehen wir eigentlich auch bei unseren Kunden das, sobald die Sachverständigungen, die ihren ersten Mitarbeiter einstellen, einfach erfahrungsgemäß dem dreifachen Umsatz nachher auch realisieren können.

00:09:32: Es ist einfach ein Sprung, der da möglich ist, der einfach erheblich ist, denn in meinen Augen kein Sachverständiger einfach so unter den Tisch gerät, wo es weiter sagt, ah nee ich will mir die Zeit nicht nehmen da einfach ein Mitarbeiter richtig einzustellen.

00:09:44: Der mich auch entlastet, der mir die unliebsamen Aufgaben abnimmt was so viele Vorteile mit sich bringt.

00:09:49: Wenn du verstanden hast, dass dein Wachstum als Sachverständige, wenn du alleine tätig bist als Einzelsachverständiger begrenzt ist und das es Mitarbeiter hingegen eigentlich unbegrenzt dir als Ressource zur Verfügung stehen, wenn man natürlich die Arbeit reinsteckt und seine Prozesse optimiert oder dokumentiert.

00:10:06: Wenn man die Arbeit reinsteckt, den richtigen Mitarbeiter sucht und nicht die erste Bewerbung direkt annimmt und im dritten Schritt, wenn man den Mitarbeiter gut einlernt und einarbeitet dann schaffst du es einfach einen erheblichen Sprung nach vorne zu machen und dein Geschäft auch zu diversifizieren, weil nicht mehr alles an dir selber abhängt und dein Geschäft auch in bedingte Maße weiterlaufen kann wie du vielleicht selber mal einen Tag freihast.

00:10:30: Wenn du das Ganze spannend findest und überlegst, ja wie soll ich denn jetzt konkret vorgehen?

00:10:34: Macht es bei mir tatsächlich in meiner Situation schon Sinn oder soll ich da noch warten.

00:10:38: Dann lade ich dich gerne ein, dass du dich bei uns mal für ein kostenloses Erstgespräch meldest.

00:10:42: Alles, was du dafür tun musst, ist auf unsere Webseite zu gehen www.vuk-digital.com und dich dort für ein kostenlosen Erstgespräch einzutragen. Wir sprechen dann mit dir

00:10:50: über deine Situation.

00:10:51: Schauen uns an, ganz genau wo du gerade stehst, ob das schon für dich der richtige Schritt ist und ob er etwas anderes vielleicht höhere Priorität haben sollte und dann schauen wir im Detail, ob und wie wir dir weiterhelfen können.

00:11:02: Ich freue mich von dir zu hören und ansonsten bis zur nächsten Folge, dein Timo.